EU yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen.
Seloste luotu 01.04.2021.
Toivo-vertaistukisovellus
HyTe ry
Nimi ja tehtävänimike
Myra Magnusson, tietosuojavastaava
Yhteystiedot
tietosuojavastaava@hyte.fi
Myra Magnusson, tietosuojavastaava
Yhteystiedot
tietosuojavastaava@hyte.fi
Nimi ja tehtävänimike
Myra Magnusson, tietosuojavastaava
Yhteystiedot
tietosuojavastaava@hyte.fi
Toivo on vertaistukisovellus, joka yhdistää tuen hakijat ja koulutetut vertaistukijat. Sovellus on tarkoitettu sairastuneille ja vammautuneille ja heidän läheisilleen. Sovelluksessa toimii koulutettuja vapaaehtoisia vertaistukijoita monista eri yhdistyksistä.
Sovelluksessa voit käydä luottamuksellisia kahdenkeskeisiä keskusteluita chat-viesteillä ja maksuttomilla Internet-puheluilla (VoIP). Tuen hakijat voivat käyttää sovellusta nimimerkillä eikä sen käyttö vaadi henkilötietojen antamista. Kaikki vertaistukijat ovat HyTe:n valitsemia ja vaitiolovelvollisia. Sovelluksen käyttö on maksutonta.
Osallistujarekisteri perustuu suostumukseen, joka kysytään uuden osallistujan tullessa mukaan toimintaan sovelluksen ensikäytön yhteydessä (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Suostumus voidaan myös kysyä ilmoittautumislomakkeen, tapahtuman osallistujalomakkeen tai muun kirjallisen dokumentin avulla.
Rekisteröityjen ryhmät: HyTe ry:n henkilöstö, vertaistukijat, ja muut HyTe:n sidosryhmien asiantuntijat sekä palvelua nimimerkillä pseudonyymisti käyttävät tuen hakijat.
Rekisteröitymättömältä pseudonyymikäyttäjältä kerätään seuraavat henkilötiedot:
Rekisteröityneiltä käyttäjätilin luoneilta käyttäjiltä kerätään edellämainitun lisäksi seuraavat henkilötiedot:
Henkilötietoja kerätään osallistujan ilmoittautuessa mukaan toimintaan, osallistuessa tapahtumiin, mobiilisovelluksen käyttäjätiliä luotaessa, sekä mobiilisovellusta ja siihen liittyviä verkkosivustoja käytettäessä. Tietojen kerääminen perustuu suostumukseen.
Palvelun tuottava ja sitä ylläpitävä HyTe ry toimii rekisterin ylläpitäjänä ja vastaa tietojen käsittelyn laillisuudesta ja palvelun tuottamisessa tarvittavien palvelutarjoajien sitoutumisesta tässä selosteessa ilmoitettujen tietosuojaperiaatteiden noudattamiseen.
Emme lähtökohtaisesti luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille niiden omaan itsenäiseen käyttöön pois lukien mahdolliset pakottaviin viranomais- ja tuomioistuinmääräyksiin perustuvat luovutukset. Huomaa kuitenkin, että pitäessäsi Palvelussa yhteyttä muiden Palvelun käyttäjien kanssa, nämä saattavat tallentaa henkilötietojasi omiin henkilörekisteihinsä, joissa tapahtuvasta henkilötietojesi käsittelystä me emme vastaa emmekä ole osallisia.
Mobiilisovelluksen HyTe:lle tuottava ja sitä ylläpitävä Mesensei Oy toimii rekisterin käsittelijänä HyTe:n toimeksiannosta HyTe:n henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa antamia ohjeistuksia noudattaen.
Päätelaitteesta joilla mobiilisovellusta käytetään ja sen asetuksista riippuen on mahdollista että palveluun käyttöön tarvittavia tunnisteita siirtyy EU:n tai ETA:n ulkopuolelle maihin joiden tietosuojakäytännöt voivat poiketa EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta. Muista lähteistä saatuja tietoja yhdistämällä EU:n ulkopuolella sijaitsevilla toimijoilla saattaa siis olla kyvykkyys liittää palvelun käytöstä muodostuvia tunnistetietoja luonnolliseen henkilöön.
HyTe ei voi vaikuttaa käyttämäsi päätelaitteen sinusta keräämiin tietoihin eikä päätelaitevalmistajien tapoihin käyttää sinusta keräämiään tietoja. HyTe:n puolesta henkilötietoja EU:n ulkopuolella käsittelevät tahot varmistavat henkilötietojen käsittelyn EU-lainsäädännön mukaisuuden sitoutumalla toiminnassaan yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin (“BCR”).
Tietoja säilytetään pääsääntöisesti toimintaan osallistumisen mukaisesti. Mahdollisesti pidempään säilytettävien tietojen osalta säilytysaika määräytyy HyTe:n sääntöjen ja velvoitteiden mukaan ja on lähtökohtaisesti kaksi vuotta.
A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:
Sähköistä järjestelmää ylläpitävällä Mesensei Oy:llä on käytössä tietojen suojaamiseksi sekä hallinnolliset että teknologiset keinot. Järjestelmän palvelimet sijaitsevat Helsingissä KATAKRI & VAHTI Tier 3 sertifioiduilla palvelimilla. Sähköistä ja fyysistä pääsyä palvelimille ja palvelun ylläpitoa koskeviin tietoihin rajoitetaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja kulkuluvilla joiden käyttöä valvotaan.
B. MANUAALINEN AINEISTO:
Toivo mobiilisovelluksen käyttöön liittyvää manuaalista aineistoa säilytetään tiloissa joihin vain asianmukaisilla henkilöillä on fyysinen pääsy.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Omien tietojen tiedonsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15– 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Tarkastuspyyntö toimitetaan:
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisupyyntö toimitetaan:
· postitse lähetettynä tietosuojaselosteessa mainitulle yhteyshenkilöille
· asioimalla henkilökohtaisesti kaupungin asiointipisteessä tai kirjaamossa, jossa tarkistetaan henkilöllisyys
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 17 momentin 1 edellytyksistä täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole mm. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (tietosuoja-asetus art. 18)
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 mom. a)-d) kohdan edellytyksistä täyttyy.
Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus art. 21)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus art. 20)
Rekisteröidyllä on oikeus siirtoon vain silloin, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Jos tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.